La robotisation ou l’automatisation des processus permet de générer rapidement des gains de productivité, fiabilise les informations et contribue à libérer du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, pour se focaliser sur des travaux d’analyse.
Tous les départements impactés par les projets de RPA sont sensibles aux bénéfices générés avec un retour sur investissement inférieur à un an, sans sous-estimer les difficultés de mise en œuvre et les pièges à éviter.
Même si l’accompagnement au changement et la communication auprès des populations impactées sont les premières clés de la réussite du projet, la définition de la gouvernance entre la DSI et les directions métiers, les aspects techniques de mise en œuvre et la capacité à standardiser les processus pour les rendre automatisables, sont également des éléments importants à prendre en compte pour la réussite du projet.
Réduire la crainte des équipes.
Avant tout, il est primordial d’embarquer les opérationnels dès le début du projet afin d’assurer leur adhésion et maximiser les bénéfices. La communication sur les avantages induits par cette nouvelle technologie est un exercice obligatoire afin de réduire le caractère anxiogène de la robotique : le choix même des mots utilisés a son importance. La direction de projet se doit de définir les mesures d’accompagnement et de transformation des équipes, libérées des charges qui seront exécutées par les robots.
Une gouvernance adaptée.
La question du pilotage du projet et des contributeurs des départements opérationnels et informatique est structurante en fonction de l’organisation interne. Si la direction métier n’est pas suffisamment présente, ou ne dirige pas le projet de mise en œuvre de RPA, les chances de réussite sont faibles. La DSI se doit d’être présente pour assurer la bonne mise en œuvre des éléments techniques et ainsi permettre un déploiement adapté et sécurisé de la solution.
Robotiser des processus standardisés ou standardiser des processus pour les robotiser.
Il est recommandé de commencer le projet sur des processus déjà standardisés pour générer des gains rapides et se focaliser dans un deuxième temps sur les adaptations de processus à réaliser pour les rendre robotisables.
Pour les processus non standardisés, il faut comparer l’effort nécessaire à leur standardisation, versus les variantes à créer dans le programme, pour insérer cette divergence dans le programme de robotisation.
Enfin comme l’un des avantages majeurs des solutions de RPA réside dans le caractère flexible, évolutif et rapide de la mise en œuvre, l’agilité et le pragmatisme seront des facteurs indispensables à la réussite du projet.