Malgré l’automatisation des processus, l’amélioration des pratiques et le renforcement des contrôles au sein des entreprises, les sociétés continuent à émettre des paiements pour des factures en doublon. Non conscientes des volumes associés, les entreprises bénéficient ici d’un potentiel de liquidités « à aller chercher » auprès de leurs fournisseurs.
Les solutions (ERP, outil de dématérialisation, …) bien qu’intégrant davantage de contrôles automatisés pour identifier et neutraliser les doublons de paiement, ne parviennent pas à réduire ce flux à néant. Les causes des doublons de paiement sont multiples : process de traitement et validation des factures non respecté, erreurs au niveau du fournisseur, erreur de manipulations au niveau des équipes comptables, …
Afin de s’assurer qu’aucun paiement n’a été réalisé en double, l’audit des factures reste la clé.
Aujourd’hui grâce aux nouvelles capacités offertes par l’intelligence artificielle, il est possible de développer un algorithme identifiant les suspicions de doublons par similarité. Il convient d’indiquer les critères pertinents à considérer parmi la dénomination sociale du fournisseur, le compte fournisseur, l’établissement facturé, la référence de facture, son montant ou encore sa date.
Un échantillon de suspicions de doublons est alors soumis par le programme, pour validation. Les équipes comptables confirment ou infirment, et ainsi contribuent à l’apprentissage supervisé, ou Machine Learning. L’algorithme en déduira les règles à appliquer pour identifier avec précision les suspicions de doublons sur l’ensemble de la population de factures.
Ces potentiels doublons seront ensuite validés via une vérification sur pièces et inclus dans la campagne de recouvrement.
Une fois les doublons identifiés et les fournisseurs ciblés, il convient de définir la stratégie de recouvrement à adopter en tenant compte des volumes de doublons et du montant de chacun d’entre eux.
La facilité à recouvrer les sommes en jeu dépendra de plusieurs facteurs : présence et véracité des coordonnées fournisseurs, capacité à contacter le bon interlocuteur chez le fournisseur ainsi que la propension des fournisseurs à répondre aux sollicitations.
Cette démarche ne peut reposer sur quelques collaborateurs en interne qui n’ont ni le temps disponible ni les outils nécessaires pour mener à bien ces travaux. Être épaulé d’une capacité externe permet de maximiser la collecte du cash auprès des fournisseurs.
Grant Thornton accompagne ainsi ses clients à chaque étape des campagnes d’audit des doublons de paiement et collecte, pour leur compte, les sommes indûment perçues auprès des fournisseurs. L’avancement de chaque campagne est monitoré grâce à nos outils de BI intégrés et en temps réel.
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