L’IA et le planning stratégique des RH

Parmi tous les processus de gestion des ressources humaines, le planning stratégique RH (ou Strategic Workforce Planning – SWP) est celui qui se prête le mieux à l’introduction de l’intelligence artificielle générative.

D’après une étude publiée en avril 2024¹, « 76% des professionnels des RH se montrent sceptiques face à l’IA », ne l’utilisant pas ou ne souhaitant pas l’utiliser. Cette résistance survient alors que l'évolution rapide des marchés et des technologies impose aux entreprises de revoir constamment leur stratégie RH, et notamment celle de la gestion des emplois et des compétences. Nous assistons ainsi à la montée en puissance d’une nouvelle démarche : le Strategic Workforce Planning (SWP). Explorons ensemble ses avantages et analysons la manière dont l’intelligence artificielle vient enrichir cette démarche.

Le workforce planning – pourquoi et dans quel but ?

Le Strategic Workforce Planning s’impose comme un outil essentiel pour faire face aux marchés en mutation. Que ces mutations soient d’ordre internes (nouveau plan stratégique, réorganisation, amélioration de la productivité, pyramide des âges déséquilibrée, turnover élevé, etc.), ou externes (renforcement de la concurrence, mutation technologique, création de nouveaux emplois ou disparition d’autres), la mise en place de cette démarche peut devenir un levier de performance.

Cette mise en œuvre se décompose en trois étapes clés :

1. Analyse de l’existant
La première étape consiste à réaliser une analyse approfondie de la situation actuelle des ressources humaines de l’entreprise. Pour ce faire, il est fondamental de disposer de référentiels d’emploi et de compétences robustes. Cette analyse inclut donc une collecte importante de données issues de sources variées. Elle est à la fois quantitative (les effectifs par emploi) et qualitative (les compétences détenues).

2. Définition des besoins et identification des écarts
La deuxième étape consiste à analyser les objectifs stratégiques de l’entreprise et à identifier les impacts sur les emplois et les compétences. Il est essentiel de cerner les changements à venir en projetant les besoins futurs, identifiant les écarts et analysant les tendances externes.

3. Elaboration d’un plan d’actions
Il permet de garantir l’adéquation des ressources aux besoins futurs et aura pour objectif de réduire les écarts entre l’organisation cible de demain et les ressources actuelles. Les actions à entreprendre peuvent mobiliser différents leviers pour acquérir ces nouvelles compétences, en les achetant (recrutement, recours à la sous-traitance, etc.) ou en les fabriquant (formation, transmission, mobilité interne, etc.).

Ces étapes et la scénarisation finale supposent donc d’exploiter une masse considérable de données, tant internes qu’externes. C’est ainsi que l’intelligence artificielle peut jouer un rôle déterminant dans la mise en place de cette démarche.

L’IA – un levier de performance dans la mise en place d’une démarche SWP

1. Accélérer la création du référentiel
La création du référentiel des emplois et des compétences est une étape fondamentale à la démarche de SWP. Il doit être robuste, complet et évolutif.

C’est précisément lors de cette première étape que l’apport de l’IA prend tout son sens : en automatisant la collecte et l'intégration des données provenant de diverses sources internes (systèmes RH, fiche de postes, référentiels existants, évaluations de performances, formations) et externes (données du marché du travail, benchmarks sectoriels, offres d’emplois, études métiers), elle réduit considérablement le temps nécessaire pour rassembler des informations complètes et précises. En plus de collecter la donnée, l’IA viendra suggérer et rattacher les compétences offrant ainsi des référentiels dynamiques intégrant à la fois une vision à 360° du potentiel humain et en tenant compte des compétences émergentes et des tendances de marché.

L’IA permet ensuite d’analyser de grandes quantités de données en un temps record, identifiant les compétences existantes, les lacunes et les tendances émergentes. Cela permet une évaluation rapide et précise des compétences disponibles au sein de l'organisation.

2. Faciliter la projection
Le SWP consiste à avoir le bon nombre de personnes, au bon endroit, au bon moment et avec les compétences adéquates. Une fois encore, l’intelligence artificielle s’impose comme un levier de performance essentiel. Sa capacité à réaliser des « pré-matchings », lui permet d’identifier et d’affecter instantanément les bonnes ressources aux bons postes.

De plus, l’IA peut produire divers diagnostics précieux pour l'organisation :

• compétitivité de l’organisation : en identifiant les compétences émergentes, ainsi que les plus recherchées par la compétition,
• maturité des compétences internes : en analysant la part des compétences couvertes dans les formations,
• alignement de la stratégie de compétences en identifiant les compétences clés, la part de compétences critiques dans les offres d’emplois et dans les formations.

Au niveau d’une équipe, le SWP enrichi par l’IA permet à un manager d’identifier les actions de professionnalisation de ses collaborateurs, de budgéter ses besoins d’emplois et de compétences, de scénariser le fonctionnement de son périmètre en faisant des hypothèses, etc.

3. Conforter l’employabilité et l’équité
En cartographiant les différents emplois et en réalisant des pesées de poste de façon automatique, l’IA permet également de positionner les fonctions et les rémunérations de façon cohérente entre les personnes, au contraire, de repérer des écarts de salaires non-explicables, ou encore de vérifier l’égalité des genres.

De la même façon, les collaborateurs peuvent également tirer parti de ces avancées pour mieux comprendre et développer leurs compétences : accès aussi aux formations, visualisation de proximités entre différents emplois afin de construire des parcours de carrière, renforcement de capacités sur les emplois de demain, facilitant aussi la reconversion.

Le Strategic Workforce Planning couplé à l’intelligence artificielle représente donc une révolution pour la gestion des ressources humaines. Malgré les réticences initiales de nombreux professionnels des RH face à l’IA, les avantages qu’elle apporte à cette démarche sont indéniables. En automatisant et en optimisant la collecte et l'analyse des données, l’IA permet de créer des référentiels robustes et évolutifs, de réaliser des projections précises et d'affecter les ressources de manière optimale. En somme, l’IA ne se contente pas de simplifier et d’accélérer le SWP, elle transforme profondément la manière dont les entreprises gèrent et développent leur capital humain, assurant ainsi un meilleur alignement avec leurs objectifs stratégiques et une compétitivité renforcée sur le long terme.

¹ Kelio - L’Intelligence artificielle en RH : entre défiance et promesses de transformation – 23/04/2024