La mise en place d'un ERP (Enterprise Resource Planning) finance représente une étape cruciale et complexe pour toute entreprise. Ce projet impacte non seulement les processus internes, mais aussi la culture organisationnelle et la manière dont les équipes interagissent. Pour garantir la réussite de votre projet ERP, il est essentiel de s'appuyer sur quatre piliers fondamentaux : le pilotage, la réflexion sur une roadmap IT globale, la prise en compte des sujets transverses comme les données et le master data, et enfin, le change management avec l'objectif de réussir la transition, mais aussi de favoriser la rétention des talents.
1. Le Pilotage
Un pilotage efficace est le premier levier pour garantir le succès d’un projet ERP. Il repose sur plusieurs aspects :
- Sponsorship et mobilisation des équipes : un projet ERP nécessite un soutien fort de la direction et une mobilisation active des équipes. Le sponsorship exécutif joue un rôle crucial en définissant des objectifs clairs et en garantissant les ressources nécessaires. Les dirigeants doivent communiquer sur l'importance du projet et son alignement avec la stratégie globale de l'entreprise. En parallèle, la mobilisation des équipes est essentielle pour assurer l'adhésion et l'engagement des employés et leur permettre de s’investir pleinement dans la construction de la solution future.
- Gouvernance : il est indispensable de mettre en place une structure de gouvernance claire avec des rôles et responsabilités bien définis. Cela signifie notamment une comitologie adaptée aux différents niveaux de suivi et pilotage, du plus opérationnel au plus stratégique. L’agilité et la réactivité pour mobiliser en cas d’escalade et de besoin d’arbitrage sont clés.
- Suivi des indicateurs : dès le début du projet, il est recommandé de définir des indicateurs de performance (KPIs) pour suivre l'avancement du projet, identifier les écarts et ajuster les actions en conséquence. Cela permet de maintenir le projet sur les rails et d’atteindre les objectifs fixés ou bien de réadapter la cible, les modalités de mise en œuvre ou encore la gouvernance.
2. Prise en compte de la Roadmap IT globale
Pour une implémentation ERP réussie, il est essentiel de positionner le projet ERP dans la roadmap IT globale de l’entreprise :
- Planification stratégique : il est nécessaire d’aligner le projet ERP avec la stratégie globale de l’entreprise. La roadmap doit détailler les phases du projet, les ressources nécessaires et les échéances à respecter.
- Dépendances et priorités : le projet ERP doit prendre en compte les dépendances et les priorités des autres projets afin d’ajuster de façon adaptée en cas de besoin, si le planning a le risque de glisser.
- Architecture IT et intégration : l’architecture IT doit être flexible et évolutive pour s'adapter aux besoins futurs de l’entreprise. Cela inclut l'intégration de l'ERP avec d'autres systèmes existants et futurs. L’intégration avec les autres systèmes est un sujet à considérer dès le lancement du projet afin de gérer la planification des développements éventuels et la mobilisation des équipes tout au long du projet (pour la réalisation, la recette et la mise en production).
3. Sujets transverses essentiels à prendre en compte dès le début : modèle de données et data migration
La gestion et la reprise de données sont des aspects centraux de tout projet ERP :
- Définition et gouvernance des données : un des premiers sujets de réflexion de la conception consiste à définir le modèle de données cibles, structurant ainsi le « dictionnaire des données » pour toutes celles qui sont impliquées dans l’ERP. Cela revient également à établir des politiques de gouvernance des données pour assurer leur cohérence et leur intégrité. Cela inclut la définition des processus de création, de mise à jour et de suppression des données.
- Lien avec un projet de Master Data Management (MDM) : dans certains cas, il sera nécessaire de réfléchir à l’opportunité d’implémenter un système de gestion des données maîtresses pour centraliser et standardiser les données critiques de l’entreprise. Un outil de MDM peut ainsi être mis en place en parallèle ou en différé, mais pour lequel le terrain est « préparé » par une réflexion préalable dans le projet ERP.
- Qualité et reprise des données : avant la migration vers le nouvel ERP, il est crucial de nettoyer les données existantes pour garantir leur qualité en cohérence avec la profondeur de reprise de données souhaitée. Ces travaux de mise en qualité et de construction de la stratégie de reprise de données et de tests sont travaillés de façon continue tout au long du projet afin d’assurer une amélioration régulière qui permettra la réussite de ces travaux essentiels au passage en production.
4. Change management et rétention des talents
Le change management est souvent le facteur décisif dans l’adoption réussie d’un ERP et il s’avère également être un facteur essentiel de rétention des talents :
- Implication des utilisateurs : afin de garantir l’adhésion des équipes, il est nécessaire de promouvoir et de solliciter l’implication dès le début du projet. Ils co-construisent et assurent la promotion interne.
- Formation : pour tout projet ERP, il sera indispensable de penser une stratégie de formation adaptée et basée sur des outils novateurs qui pourront reposer sur du E-learning, des outils permettant le pilotage des programmes de formation et la « gamification » (la gestion de récompenses pour les « champions » du programme).
Du point de vue de la rétention des talents, voici quelques points clés :
- Valorisation des compétences : un projet ERP est une opportunité d’acquisition de nouvelles compétences projet autant que technique. Il est indispensable de reconnaître les efforts et les nouvelles expertises des collaborateurs impliqués dans le projet. Cela peut passer par des augmentations, des promotions ou des reconnaissances formelles.
- Opportunités de développement et de nouveaux rôles : dans presque tous les projets ERP, une nouvelle organisation va également être mise en place. Ceci favorisera la possibilité de nouvelles opportunités de positionnement pour les membres de l’équipe projet. Ainsi, on voit apparaître de nouveaux rôles tels que les « data scientists » au sein des directions Finance alors que ces métiers étaient précédemment dédiés aux directions opérationnelles.
Conclusion
La réussite d’un projet ERP repose sur une approche structurée et méthodique.
En s'appuyant sur les quatre piliers – le pilotage, la prise en compte d’une roadmap IT globale, la gestion dès le démarrage des sujets comme la gestion des données, et un change management rigoureux avec un objectif clair de rétention des talents – votre entreprise pourra non seulement déployer son ERP avec succès, mais aussi maximiser les bénéfices attendus. Une préparation minutieuse, un suivi constant et une adaptation aux changements sont les clés pour mener à bien ce type de projet complexe.
