L’audit des processus financiers

Les processus financiers recouvrent un périmètre large d’activités de la chaîne budgétaire et comptable, notamment l’élaboration du budget, l’exécution des dépenses et des recettes, le pilotage des emplois et de la masse salariale, le traitement des opérations de fin d’exercice ou encore les processus de production et de restitution de l’information financière. 

L’audit des processus financiers doit permettre d’identifier les forces et les faiblesses de ces fonctionnements à partir d’une évaluation de leur performance de mise en œuvre ainsi que de leur conformité règlementaire. Il doit permettre d’identifier les bases solides sur lesquelles s’appuyer, de même que les risques et les marges de manœuvre pour proposer des mesures d’amélioration continue. 

Cette évaluation repose sur une vision à 360° de la fonction financière portant sur des leviers analysés simultanément : organisation, processus, systèmes d’information, ressources humaines, contrôle interne, pilotage, gouvernance, etc. 

Elle doit s’inscrire dans une approche intégrée de la fonction financière, associant l’ensemble des acteurs impliqués, à savoir la direction financière et, en fonction de leur existence, la direction des achats, la direction des ressources humaines, les directions métiers prescriptrices, la direction des risques, la direction générale et les agences comptables.

La réalisation d’un audit des processus financiers offre à terme plusieurs avantages, en lien avec l’enjeu stratégique et prioritaire de fiabilisation des opérations financières, tels que : 

• Un renforcement de la transparence et de la qualité de l’information financière, via une meilleure documentation des procédures, une sécurisation des processus de production et de remontée de l’information ainsi qu’une meilleure traçabilité de l’ensemble des opérations,
• Une hiérarchisation et une réduction des situations à risque, via une meilleure identification et organisation des dispositifs de contrôle permettant de se prémunir des erreurs, des fraudes et des situations de non-conformité,
• Une plus grande responsabilisation managériale des gestionnaires publics à toutes les étapes décisionnelles des chaînes financières, liée aux impératifs de contrôle interne et aux enjeux de la réforme sur la responsabilisation des gestionnaires publics, via une clarification des rôles, des responsabilités et des contrôles.

L’audit doit également être perçu comme une opportunité de réinterroger le positionnement des acteurs clés de la fonction financière ainsi que la pertinence des pratiques et des modèles en place. Là aussi, cet exercice présente plusieurs avantages : 

• Une amélioration de l’efficacité des modes de gestion à travers l’identification des leviers de simplification des processus (homogénéisation des pratiques, etc.), d’évolution technique (automatisation, etc.) ou de renforcement du pilotage (meilleur suivi, partage d’information, etc.),
• Une meilleure affectation des ressources, un recentrage des acteurs sur leur cœur de compétence et une organisation pertinente des dispositifs de suppléance,
• Une optimisation des circuits d’aide à la décision, via la mise à disposition d’une information financière fiable, structurée et intelligible, associée au déploiement d’outils soutenant la prise de décision stratégique (tableau de bord, etc.),
• Une réflexion sur l’organisation de la direction financière, de son réseau et de son articulation avec l’agence comptable, dans une logique plus partenariale.

L’audit des processus financiers est une démarche importante pour tout établissement public souhaitant optimiser sa fonction financière ou sa gestion. Il doit reposer sur une méthodologie adaptée aux enjeux stratégiques et au contexte de chaque établissement. 

Cet exercice doit être perçu comme un vecteur de modernisation continue, avec la vocation de pérenniser un fonctionnement efficient et apaisé des chaînes financières. Il doit s’appuyer sur une double expertise en audit et en conduite du changement pour apporter toute la valeur attendue, via notamment : 

• Une analyse transverse des processus dans leur dimension organisationnelle, opérationnelle et humaine,
• Un mode de travail participatif, qui implique les interlocuteurs concernés dès le lancement, afin de garantir leur adhésion aux constats et aux plans d’actions,
• Un parangonnage adapté et utile, avec un diagnostic qui s’appuie sur des ratios clés et des modèles organisationnels éprouvés,
• Un diagnostic objectivé et chiffré, qui repose sur une analyse quantitative massive, fiable et irréprochable des données disponibles pour garantir l’opposabilité des constats et des zones de risque.

L’audit doit aboutir à la formalisation d’un plan d’actions et d’une feuille de route permettant de définir des orientations claires, des échéances précises et des responsabilités bien établies pour accompagner la mise en œuvre des recommandations. L’engagement des parties prenantes et le partage au plus haut niveau de l’organisation constitueront les clés du succès de cette démarche.