On aurait pu penser que la mise en place des portails fournisseurs supprimerait le flux d’emails arrivant chaque jour à la comptabilité, mais cela l’a seulement un peu réduit.
Tous les jours, les collaborateurs comptables continuent de perdre un temps important à répondre à ces emails. Deux types de questions concentrent 80% des demandes : où en est le traitement de ma facture ? A quoi correspond le virement que j’ai reçu ?
Ces informations, le comptable les recherche dans SAP, Oracle, Basware, Esker, etc. pour ensuite les communiquer par mail au demandeur, ce qui en toute logique n’a pas de valeur ajoutée pour l’entreprise et ses collaborateurs et ne repose pas sur un process optimisé !
Avec les technologies d’automatisation actuelle, notamment la robotic process automation (RPA)*, 80% des relances fournisseurs peuvent être traitées sans intervention humaine.
L’automate traite la demande du fournisseur reçue par email et collecte les éléments sur l’ERP pour chaque facture indiquée, puis répond directement à celui-ci, soit exactement les actions qui étaient auparavant réalisées manuellement par les collaborateurs. Ce temps dégagé, les comptables peuvent le dédier à des tâches connexes apportant une valeur augmentée à l’entreprise.
L’utilisation de l’automatisation peut permettre d’aller plus loin dans le processus pris en charge. En cas de facture bloquée pour approbation, pourquoi ne pas informer l’approbateur que le fournisseur a demandé où en était le paiement de celle-ci ? Ceci s’avère plus efficace pour obtenir une validation que les notifications automatiques reçues tous les jours et qui finissent très souvent dans la corbeille des messageries.
Ces traitements structurés vont également apporter de la donnée précieuse à l’entreprise.
Ainsi, la comptabilité pourra savoir précisément quels sont les fournisseurs générant le plus de relances, quelles sont les factures les plus relancées, où se situent les goulots d’étranglement. Autant d’informations qui permettent de conduire des actions ciblées en interne et d’améliorer le dispositif en continu.
* La RPA est une solution qui permet de créer des programmes visant à automatiser des tâches réalisées manuellement par les collaborateurs. Ces automates peuvent se connecter à tous types d’applicatifs, de sites web, de messageries pour capturer et traiter des données.
Les éditeurs les plus connus sont : UiPath, Automation Anywhere et BluePrism.
Pour savoir comment la RPA peut être mise en place dans votre organisation afin de simplifier vos processus comptables, vous pouvez me contacter directement.
