OneStream, nouvel outil de reporting et consolidation Groupe

Mon métier reste avant tout de faire de la consolidation, c’est-à-dire d’aider les groupes à « fabriquer » leurs comptes consolidés au sens où nous maîtrisons les mécanismes et normes comptables qui les régissent, mais aussi où nous maîtrisons les outils utilisés pour cela.

Ces dernières années, nous avons vu une concentration des acteurs grands comptes du marché de la consolidation. En effet, ces outils sont de plus en plus intégrés avec les ERP. Cette imbrication au sein du système comptable conduit à une évolution importante des processus et de l’organisation en termes d’enregistrements des écritures comptables pour leurs services financiers, ce qui n’est pas toujours simple à changer.

Néanmoins, j’ai aussi pu constater que l’approche historique que nous connaissons dans ce métier, qui est d’avoir un outil « externe » propre à la préparation des comptes consolidés, perdure, et notamment avec un nouvel acteur qui monte en puissance sur le marché français, OneStream. Il s’agit d’une plateforme d’outils autour du « chiffre » dont l’un des modules est l’outil de consolidation.

Nous avons réussi à mettre en place ce module dans un temps relativement court via un projet concernant un groupe présent dans quarante pays et d’environ une centaine de filiales. Pour aller aussi vite et réaliser ce projet en seulement cinq mois, il a bien sûr fallu s’appuyer sur un pré-paramétrage sans lequel il n’aurait pas été possible de tenir de tels délais. Pour cela, nous avons travaillé avec l’intégrateur Klee Performance qui dispose d’un pré-paramétrage sur OneStream.

Il est indéniable que nous avons dû avancer à marche forcée pour pouvoir faire évoluer à la marge ce pré-paramétrage notamment sur le plan de comptes. Réaliser le paramétrage, la recette ainsi que la reprise des historiques en trois mois n’aurait pas été possible sans une bonne équipe d’AMOA avec un client réactif et à l’écoute, ainsi qu’une équipe AMOE hors pair.

Les nombreux éléments que l’outil nous a apporté :

• Une technologie des plus récentes avec un vrai fonctionnement « d’outil consolidation ». L’outil de BI existe cependant il s’agit d’un module à part qui sait communiquer avec la consolidation. La logique n’est pas la même donc le verrouillage nécessaire à la consolidation dans le but de garantir la fiabilité et l’intangibilité des comptes est présent ;
• Une piste d’audit sans faille avec une traçabilité extrêmement forte, au sein d’une même liasse, avec la présence de chiffres importés et de chiffres saisis, les responsabilités de l’ensemble des parties prenantes sont clairement définies et les modifications sont traçables sans difficultés ;
• Un « workflow » qui encadre tous les travaux. Les utilisateurs sont accompagnés durant l’ensemble du processus dans l’ordonnancement des tâches avec une validation au fur et à mesure des étapes qu’ils franchissent.

Ce dernier point peut paraître assez contraignant pour les équipes en central cependant cela permet de s’appuyer sur les compétences et les responsabilités de chacun sur les chiffres qui les concernent.

Et la conduite du changement dans tout cela ? Dans un contexte où il était impossible de se déplacer dans les pays, former une centaine d’utilisateurs entre l’équipe centrale et les filiales en moins d’un mois était ambitieux, il faut le reconnaître. Merci aux outils de visioconférence et aux partages d’écran qui nous ont permis de réaliser tout cela sur des journées assez longues puisqu’il a fallu couvrir les différents fuseaux horaires de nos utilisateurs.

Quelques conseils si vous souhaitez lancer un tel projet sur OneStream :

• Avant tout, il est important de garder à l’esprit de ne pas utiliser l’outil dans le but de cadrer vos process. En effet, définissez vos process dans un premier temps et réfléchissez dans un second temps à comment l’outil peut vous aider dans leur mise en place. Il faut veiller à ne pas mélanger ces deux projets ;
• Prenez du recul, réfléchissez et surtout n’essayez pas de refaire absolument ce que vous avez et arrivez déjà à faire aujourd’hui avec vos outils actuels car le changement, ne serait donc pas pertinent ;
• Prenez le temps de définir ce que vous souhaitez et écoutez vos consultants s’ils vous recommandent d’être un peu moins ambitieux, car nous restons pragmatiques et aujourd’hui un outil peut presque tout faire, mais il faut avant tout que cela réponde à votre besoin et à vos contraintes, inutile d’en faire plus, vous ne l’utiliserez pas ;
• Il est vrai que la conduite du changement est essentielle, cependant soyez aussi réaliste sur la reprise des historiques. Il s’agit d’un chantier qui peut être important, c’est la raison pour laquelle il faut s’interroger au préalable sur la question du temps et du budget que vous souhaitez y consacrer.

Enfin, vous l’aurez compris, nous serions ravis de vous aider dans vos projets en mettant à votre service l’expertise et le savoir-faire de Grant Thornton sur OneStream et les sujets de consolidation et reporting Groupe.