La digitalisation du traitement des alertes éthiques

La loi Sapin 2 a introduit, pour toutes les sociétés de plus de 50 personnes, l’obligation de mettre en place un dispositif de traitement des alertes. Cette loi est appelée à évoluer prochainement au travers de la transposition de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alertes. Celle-ci étant en cours d’examen par l’Assemblée Nationale et le Sénat (19 janvier 2022 par la commission des lois du Sénat) sans pour autant remettre en cause la réglementation actuelle, très en phase avec les exigences européennes.

Une affaire de confiance !

La plupart des études réalisées sur le sujet montrent que les dispositifs d’alerte, qui se sont progressivement mis en place sous l’impulsion de nos amis anglo-saxons, comme souvent en matière de compliance, sont un moyen particulièrement efficace de lutte contre la commission d’un certain nombre d’infractions au sein des entreprises.

Ces systèmes d’alertes doivent permettre à toute personne constatant un comportement inadapté par rapport aux lois et règles en vigueur au sein de l’entreprise, de le signaler tout en promettant au lanceur d’alerte un régime de protection qui lui garantisse le traitement de son signalement d’une part et l’absence de représailles d’autre part. Pour autant, nous avons tous en tête le parcours du combattant que peut représenter le fait d’être lanceur d’alertes et connaissons tous des histoires de lanceurs d’alertes qui ont pu être difficiles à vivre par ces derniers !

C’est pourquoi, si l’on veut que le dispositif fonctionne réellement, il est indispensable de mettre en place un environnement qui inspire confiance au lanceur d’alerte. Il faut que celui-ci soit convaincu de l’intérêt sincère de l’entreprise pour remédier aux dysfonctionnements qui lui seront communiqués mais surtout que tout a été mis en place pour que ces signalements soient traités avec le niveau de confidentialité requis, c’est-à-dire le niveau le plus élevé.

Les plateformes digitales s’imposent naturellement !

Cette exigence de confidentialité renforcée pèse à toutes les étapes du traitement de l’alerte : dans les communications entre le lanceur d’alerte et le référent éthique d’une part, mais également entre le référent éthique et les autres personnes qui pourront être amenées à avoir accès au dossier, soit pour mener les investigations soit pour prendre des décisions au regard des faits qui auront été établis.

Dans ce contexte, l’on perçoit aisément que la solution de la boîte mail standard ou de la ligne téléphonique présentent des limites en termes de confidentialité et de traçabilité des échanges.

Comme consultants, notre valeur ajoutée réside dans l’amélioration des processus et dans notre capacité à trouver des solutions aux enjeux de nos clients. Concernant cette problématique en particulier, nous travaillons en partenariat avec une plateforme digitale, Integrity line, développée par un éditeur de premier plan, EQS Group.

Depuis toujours, EQS Group a été amené à gérer des informations et données hautement confidentielles. Il a ainsi développé une solution garantissant le respect des meilleurs standards de place en termes de sécurité des données, attesté par des audits externes réguliers.

Cette plateforme nous permet de proposer à nos clients un service managé du rôle de référent éthique pour le traitement des alertes. Elle nous donne la possibilité de dialoguer en toute confidentialité avec le lanceur d’alerte, en lui permettant le cas échéant de rester anonyme, pour comprendre et qualifier la recevabilité de son alerte.

Elle nous permet ensuite d’organiser et structurer la prise de décision par notre client, d’engager ou non des investigations et de gérer celles-ci lorsque nos équipes Forensic interviennent au sein de la plateforme, en bénéficiant ainsi d’une sécurité renforcée protégeant l’ensemble des données collectées ainsi que les conclusions des investigations.

Elle nous permet enfin de réaliser un suivi de chaque alerte et des décisions prises afin de s’assurer du respect des contraintes légales liées au traitement des alertes éthiques.

Coupler l’usage d’une plateforme numérique sécurisée et l’externalisation du dispositif auprès d’un tiers de confiance tel que Grant Thornton contribue indéniablement à renforcer le niveau de confiance des différentes parties prenantes dans le dispositif d’alertes mis en place et permet ainsi d’en garantir l’efficacité en termes de gestion des risques sous-jacents.