« Cash Application »

Vos encours clients (et donc votre processus de recouvrement) sont-ils fiables ?

Le recouvrement des créances, dont la collecte du cash, est l’une des priorités absolues pour toutes les directions financières. L’un des principaux défis est notamment d’être sûr qu’une facture est réellement encore en recouvrement.

En effet, le paiement peut être en cours par le tiers ou bien même déjà réceptionné mais pas « lettré » à la transaction.

Pour se prémunir de ce risque, l’un des leviers est de convaincre ses clients d’opter pour le mode « prélèvement », ce qui permet à la fois de maîtriser la date de paiement, de sécuriser l’arrivée des fonds en banque et de procéder dans l’ERP Finance aux lettrages automatiques des créances avec l’encaissement. Le flux est ainsi maîtrisé par l’entreprise de bout en bout, depuis la commande, en passant par la facture et son encaissement.

Puisqu’il n’est malheureusement pas toujours possible d’imposer le mode « prélèvement », il est nécessaire de veiller à sécuriser et fiabiliser le processus par d’autres moyens.

L’un des premiers leviers est une gestion du recouvrement efficace. En effet, il est nécessaire que le tiers soit correctement codifié et identifié dans les systèmes, qu’il comporte l’ensemble des attributs nécessaires à la gestion de la relance, notamment une codification complète, la stratégie à appliquer, le correspondant de recouvrement…

L’un des leviers pour optimiser : la communication avec les tiers via un portail pour une gestion du processus maîtrisé de bout en bout

Un autre levier est la mise en place d’un portail clients qui permet à la fois d’échanger avec le tiers et de s’assurer de la collecte du recouvrement via le portail, ce qui facilite la traçabilité des pièces de bout en bout : depuis la facture jusqu’au paiement. Le portail permet de centraliser l’échange des informations, stocker les éléments de litiges le cas échéant.

S’outiller pour fiabiliser la gestion des données de bout en bout constitue un levier puissant

La fiabilisation du processus peut également être assurée par un outil permettant de procéder au lettrage entre les encaissements et les factures. En effet, l’un des enjeux des directions financières est de minimiser les encaissements non identifiés et/ou non lettrés qui conduisent de surcroît à une relance inappropriée, ceci ayant 2 effets : une relance à tort et un impact négatif sur la relation avec le client.

Ces outils se développent de plus en plus sur le marché car ils traitent un volet du processus du cycle client peu ou mal couvert par les ERP. Ils permettent de procéder au meilleur lettrage possible par le biais de recherches multicritères plus avancées que celles de l’ERP et intégrant parfois de l’intelligence artificielle.

Des logiques « apprenantes » permettent de capitaliser sur des actions de lettrage passées afin de répliquer les règles pour procéder au rapprochement.

La recherche multicritère permet de rapprocher des données comprises dans le flux d’encaissement reçu de la banque ou bien depuis la saisie manuelle de l’encaissement.

Cela permet ainsi une meilleure maîtrise et gestion des données et va permettre de fiabiliser l’existant mais également le prospectif, notamment les prévisions d’encaissement et la qualification du référentiel client (délai de règlement, qualité du tiers donc niveau d’exposition au risque…).

Le confort des équipes et la rétention des talents

Il faut noter que ces outils permettent d’automatiser et ainsi de libérer du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’outillage joue un rôle important dans la rétention des talents : ils s’enrichissent à travailler sur les technologies avancées et seront moins enclins à rejoindre un contexte ne disposant pas des mêmes atouts.

En synthèse, la mise en œuvre d’un SI approprié et dédié sur ce périmètre permettra de :

• Réduire au minimum les encaissements non rapprochés,
• Relancer uniquement sur des transactions « ouvertes » et donc avoir un recouvrement fiabilisé,
• Obtenir une meilleure visibilité sur l’exposition au risque,
• Fiabiliser le processus de bout en bout,
• Augmenter la motivation des équipes O2C.