À l’ère du tout digital et de la dématérialisation des données et des documents, les questions se posent sur ce qu’il est possible de faire concernant les ressources humaines. Stop aux classeurs suspendus et les armoires remplies de dossiers du personnel. Place aux coffres-forts, aux workflows, au collaboratif et bien sûr au SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines) qui compose la première brique de la démarche.
Ainsi, les données du personnel sont centralisées et selon les modules activés, les entreprises choisissent de gérer la paie, les temps, les congés, les dossiers administratifs des salariés (identité, adresse, RIB, absences, mutuelles, …), la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences), les tableaux de bords RH.
A cela s’ajoute les plateformes de travail collaboratif, les agendas partagés, la formation en ligne, les réseaux d’entreprise, les sondages liés à la qualité de vie au travail et bien d’autres solutions créatives.
La dématérialisation RH répond à 4 enjeux majeurs :
1 – Valeur ajoutée sur les fonctions RH
De nombreuses tâches administratives chronophages sont automatisées, ce qui permet de se concentrer sur son cœur métier : gestion des talents, GPEC, formation, fidélisation, campagne de recrutement, motivation et engagement, qualité de vie au travail, gestion des risques psycho-sociaux. L’image de la DRH évolue, est valorisée, est force de proposition pour répondre aux attentes des salariés. Elle devient un véritable partenaire des métiers. Elle est impliquée sur de nombreux projets transverses et crée de la valeur durable.
2 - Processus optimisés
La digitalisation contribue à une meilleure fiabilité des processus internes et permet d’améliorer les délais et la fluidité de communication entre les différents acteurs impliqués ce qui s’apprécie à tout niveau de l’entreprise. Aussi, elle limite les erreurs de saisie, les oublis, les pertes de documents. L’automatisation des process se répand de plus en plus et parmi les cas d’application les plus courants, nous pouvons citer : gestion des demandes salariés (congés, changement d’adresse, RIB), gestion des temps, création et sortie des collaborateurs, inscription aux formations, parcours d’intégration, gestion des mobilités.
3 - E-réputation et RSE
Le premier effet visible est la diminution des impressions de papier et des échanges administratifs concernant par exemple la production des fiches de paie, les réponses aux demandes et acceptations de congés, le suivi du recrutement, les mises à jour des dossiers du personnel. Aussi, de nombreuses entreprises redoublent d’efforts et sensibilisent par des e-learning tous les collaborateurs aux bonnes pratiques numériques, proposent des challenges autour des sujets environnementaux et sociétaux, permettent l’accès à des plateformes d’engagement solidaires. Également, l’obtention de labels et la marque employeur sont de nouveaux atouts à ne pas négliger.
4 – Amélioration de la qualité de vie au travail
L’enjeu est de diminuer le stress au travail, l’absentéisme et le turn-over en accédant à plus d’équilibre vie professionnelle/vie personnelle et d’épanouissement. Le bien-être au travail est devenu clé et le collaborateur est attentif à la facilité d’accès aux informations, à la communication entre les services, aux formations liées au management et au développement personnel, aux délais de traitements et de réponses de leurs demandes. Également, la prise en compte des nouveaux fonctionnements tel que le télétravail et le respect du droit à la déconnexion sont des critères aujourd’hui que l’on ne peut négliger
La digitalisation présente donc de nombreux avantages parmi lesquels :
Mais digitaliser les fonctions RH, est-ce une si simple affaire ? Qu’est-il possible de faire ?
La première application la plus connue des salariés est la dématérialisation des fiches de paie. Dans les use-cases classiques, on trouve aussi les rappels automatiques des dates de visites médicales, d’échéance de formations, la génération automatique des KPI, l’envoi des contrats de travail, les campagnes de recrutement, la collecte des données sur les entretiens annuels, …
Quelques propositions très originales sont proposées aux collaborateurs : une application qui permet de consulter et sélectionner le repas pour la cantine avec le créneau pour y retrouver ses collègues, ou pour commander et faire livrer les repas dans les espaces de pause de l’entreprise, des services de conciergerie, ...
Mais, il est question de ressources humaines : alors quelle place donner au mot HUMAIN si la digitalisation déshumanise la relation ?
Chaque collaborateur est unique et l’individualisation des prises de décision ne peut devenir digitale à 100% !
Prenons quelques cas concrets de situation non adaptée au full digital : un collaborateur peut avoir besoin de s’absenter pour une difficulté personnelle exceptionnelle du jour au lendemain, le manager doit pouvoir trouver la meilleure solution au-delà de la solution de gestion des temps et congés. Lors des entretiens professionnels, la solution est bien un moyen aidant pour l’historique, la collecte, la projection mais ne remplace en aucun cas l’écoute, l’attention, le conseil des responsables. Sans parler du sujet de la gestion disciplinaire ou des fins de contrats…
Donc à chaque fois il est souhaitable de se poser la question si elle est applicable et par quoi il est nécessaire de compléter si besoin. Aussi, il faut prévoir les situations où la solution est en panne, la compétence RH est heureusement une expertise humaine avant d’être digitale !
En conclusion, les solutions digitales sont nombreuses, liées à la créativité et aux besoins de chaque entreprise. La satisfaction qui en découle permet de se démarquer et renforce l’attractivité. Il reste à trouver le bon équilibre entre le digital, considéré comme un moyen accélérateur et facilitateur et l’humain pour se recentrer sur l’écoute et l’attention aux comportements.