Améliorer le pilotage des engagements de dépenses

Pourquoi et comment mettre sous contrôle les engagements de dépenses ?

Depuis un peu plus d’un an, les directions financières ont deux priorités majeures : maîtriser leur BFR et les coûts. Pour cela, elles ont besoin de piloter la performance financière en contrôlant au plus près les dépenses réelles et les dépenses engagées par rapport à leur budget ou à leur besoin révisé. Cette tendance est clairement ressortie de l’enquête Grant Thornton - Micropole sur l’avenir du contrôle de gestion réalisée fin 2020.

Sur les 300 personnes interrogées issues des directions financières et du contrôle de gestion, 50% d’entre elles estiment que le cash management est une priorité en termes de pilotage de la performance sur 2021 ou mettent en avant le pilotage des coûts.

Plus généralement, l’enjeu majeur pour les entreprises est de passer d’un mode réactif à un mode proactif grâce à une vision précise des dépenses (anticiper plutôt que subir). La mise en place de scénarii prévisionnels de résultat devient une évolution nécessaire. Ce point est largement confirmé par l’enquête puisque 80% des répondants déclarent vouloir mettre en œuvre une augmentation de la fréquence de replanification (logique de rolling forecast).

L’engagement de dépenses : un terme global qui recouvre plusieurs réalités.

Une vision précise des dépenses engagées n’est pas simple à obtenir et se heurte souvent à des a priori. Qui n’a pas entendu dans un service dire « Je n’ai pas vu la facture donc ce n’est pas une dépense ». Il est aussi fréquent de constater qu’une dépense liée à une réception de biens ou de prestations n’est pas prise en compte dans les prévisions ou dans les résultats avec comme argument que « la facture correspondante ne nous est pas parvenue ». 

Un des points clés est de savoir à partir de quand considérer un engagement de dépenses. Un amalgame fréquent est de prendre en compte la demande d’achat comme un engagement des dépenses. Notre appréciation des différentes étapes d’un cycle d’engagement de dépenses peut s’énoncer ainsi.

Une demande d’achat est une expression de besoin technique associée à une enveloppe budgétaire. La demande peut faire l’objet par la suite d’un appel d’offres, d’un marché ou d’une commande. Elle n’est, en aucun cas, engageante pour l’entreprise vis-à-vis de parties tierces et ne constitue pas un élément déclencheur de reconnaissance de dépenses pour l’entreprise.

Une commande ou un contrat permet de connaître de façon certaine à la fois le montant à payer et une date prévisionnelle de réception du bien ou du service. Dans ce cas, la future dépense associée à cet engagement doit être prise en compte dans le pilotage de la trésorerie et des résultats prévisionnels de l’entreprise.

La réception permet de constater la facture à payer en fonction des conditions de paiement négociées avec le fournisseur. A partir de ce moment, la dépense est certaine d’un point de vue comptable. Un des points clés est de s’assurer que les réceptions sont bien réalisées.

Un premier principe structurant pour réussir un contrôle des engagements de dépenses est d’établir des règles de gestions communes entre tous les acteurs : Achats, Finance, Opérationnels…. Que chacun ait la même définition de l’engagement des dépenses, connaisse son rôle dans le process d’achat, ait une vision des conséquences des actes d’achats dans les résultats de la société.

Un deuxième principe est de différencier les types d’achats opérés par les entreprises. Le suivi des engagements et des dépenses réelles est réalisé différemment suivant la nature des achats :  

• Achats stockés : en général bien maîtrisés, car ils sont en lien direct avec la production (réapprovisionnement automatique, dates prévisionnelles de livraison donc de facturation).
• Achats non stockés : c’est là souvent que le bât blesse par manque d’organisation et de process : demandes d’achat non approuvées, fournisseurs non référencés, prix non négociés, règlements non anticipés, … ou au mieux un manque de vue consolidée.
• Les abonnements et dépenses récurrentes ne sont pas toujours bien identifiés dans les prévisions budgétaires.
• Les achats d’investissements (CAPEX) : sur ce type d’achat, la Finance manque souvent de visibilité sur les jalons de réceptions et donc les échéances de paiement.

Une solution Procure to Pay est un moyen aujourd’hui de structurer les process métiers Achat et Finance sur toutes les étapes du processus fournisseurs : le référencement des fournisseurs et de leurs offres (catalogues, punch out), la saisie et validation des demandes d’achat, la passation des commandes, le suivi des réceptions, le rapprochement commandes-factures jusqu’à la validation du paiement des factures. Ces solutions permettent de distinguer notamment les types d’achats et en cela facilitent un contrôle et un pilotage plus fin des engagements de dépenses aidés par la mise à disposition de KPI spécifiques intégrés.

Une vision holistique de la dépense (regards croisés des acteurs de l’entreprise).

Le besoin de visibilité sur les dépenses concerne plusieurs acteurs de l’entreprise qui ont leurs propres objectifs, une vision parcellaire de l’engagement des dépenses, à des moments et à des niveaux de granularité différents :

• Pour la Direction des Achats, les objectifs sont les suivants :
  • Augmenter le taux de couverture en identifiant les dépenses invisibles ;
  • Anticiper les négociations et révisions de contrats ;
  • Identifier des opportunités d’économies ;
  • Optimiser la gestion du référentiel fournisseurs ;
  • Rationaliser le nombre de fournisseurs ;
  • Assurer la diversité et la conformité (respect de la Loi LSF, RSE, …) ;
  • Sécuriser la supply chain (relocalisation).

• Pour la Direction financière et le contrôle de gestion,
  • Fiabiliser la déclaration des réceptions ;
  • Optimiser le cash : donner de la visibilité sur les montants et délais de règlement à court ou moyen terme, élaborer les plans de trésorerie à plus long terme ;
  • Contrôler/ valider les dépenses en ligne avec les scénarios prévisionnels ;
  • Fiabiliser le suivi budgétaire : imputations analytiques, refacturation… ;
  • Eviter les risques financiers (défaillance, fraude, non-conformité) ;
  • …et réputationnel dû aux retards de paiement (Name & Shame).

Au-delà, des différences de priorités et de point de vue, il est important d’établir un reporting commun de suivi des dépenses entre les différentes fonctions afin que les objectifs de chacun soient convergents.

Une solution P2P support du contrôle des engagements de dépenses par la digitalisation des processus transactionnels, de la demande d’achat au paiement fournisseurs.

Le contrôle de l’engagement des dépenses sera plus facilement garanti si les processus métiers et l’organisation s’appuient sur les fonctionnalités d’une solution P2P permettant une vision partagée des processus de bout en bout, du référencement des produits et des fournisseurs, du workflow d’achat jusqu’au reporting des engagements et des paiements. Ces solutions intègrent par ailleurs une traçabilité de l’information, des décisions d’engagement de dépenses et les tableaux de bord utiles au suivi des dépenses et à la construction de scénarios prévisionnels.

• 4 piliers incontournables pour piloter les engagements de dépenses :

1. Définir des processus en fonction des catégories d’achats (No PO, No Pay) ;
2. Définir une organisation (rôles et responsabilités des parties prenantes, collaboration indispensable entre les Achats, la Finance et les Opérationnels) ;
3. Etablir des scénarios budgétaires et prévisionnels (rolling forcast) par type d’achats et comparer au réalisé en utilisant des solutions EPM/ BI ;
4. Utiliser une solution Procure to Pay pour automatiser les flux transactionnels et donner de la visibilité à chacun au bon moment.

Selon le niveau de maturité, une entreprise peut avoir actionné l’un ou l’autre de ces leviers, les best in class ont les quatre.

Pour conclure, les directions financières en partenariat avec les directions Achats sont amenées à mettre en place un suivi des engagements de dépenses plus exigeant et structuré, basé sur des règles de gestion communes. Les enjeux sont souvent significatifs et les résultats visibles dans un délai court sur la maîtrise du cash, la réactivité et la flexibilité du pilotage des achats et une fiabilité accrue du montant des achats dans les résultats prévisionnels.

Ces évolutions, pour être efficientes, doivent s’accompagner de l’implémentation de solutions Procure to Pay pour industrialiser, digitaliser et partager entièrement les informations transactionnelles et décisionnelles. Les transformations à mener doivent s’accompagner d’actions de conduite de changement dans la durée afin de faire comprendre que chaque geste des process est important pour fiabiliser les données.

Quel que soit votre niveau d’avancement ou de réflexion sur ce sujet, Grant Thornton et Fluxym peuvent vous accompagner dans votre démarche.