Réussir son projet de déploiement d’une solution e-achats

A l’heure du Digital, des data analytics, de l’automatisation, de l’inter-connectabilité des outils, et de la transformation de la fonction achats, le déploiement d’une solution e-achats est devenu incontournable pour la plupart des organisations. 

Ces solutions ne sont plus aujourd’hui de simples outils capables d’optimiser la productivité, de réduire les coûts transactionnels et d’assurer la traçabilité et l’auditabilité. Ils sont devenus de véritables leviers de performance opérationnelle pour la fonction achats, capables aussi : 

• D’améliorer les systèmes de management du risque et de la performance fournisseurs,
• De donner une vision toujours plus précise sur les dépenses par catégories et les économies associées,
• De faciliter la communication entre acheteurs, prescripteurs et fournisseurs,
• De fournir de véritables outils de pilotage aux Directions des Achats.

Toutefois et comme pour tout projet de transformation impactant plusieurs fonctions au sein de l’entreprise (Direction Informatique, Direction Financière, Directions Opérationnelles, Direction Générale…), il est indispensable de réunir un certain nombre de prérequis et de bonnes pratiques pour assurer une mise en œuvre réussie.

En préalable, il est indispensable d’obtenir le soutien du Management. Ceci implique d’avoir des objectifs pour le SI Achats qui soient en accord avec les objectifs de l’entreprise, une valorisation des gains directs et indirects et un ROI validé par la direction financière. 

Il faudra ensuite gérer et piloter les trois grandes étapes du projet, la phase de lancement et de cadrage, de déploiement et d’accompagnement des utilisateurs finaux afin de veiller aux facteurs clés de succès et s’assurer de pouvoir répondre aux questionnements induits qui suivent sur l’ensemble de ces phases. 

Pré-déploiement de lancement et de cadrage - les fondamentaux 

1. Définir les objectifs des parties prenantes du projet : Directions Achats, Financière, Juridique, Opérationnelles, Informatique...

Il s’agit de l’une des principales problématiques rencontrées dans la mise en place de solutions e-achats réussies. Il est indispensable de définir et de prioriser les objectifs du projet.

• Quelles sont les raisons de mise en place de la solution par la direction Achats ? Objectifs de productivité, d’efficacité, de réduction des coûts, d’auditabilité, de communication avec les business partners et/ou les fournisseurs, de suivi et de pilotage des dépenses, de pilotage du risque, …
• Quels sont les résultats attendus par l’ensemble des parties prenantes de la chaîne S2P ?
• Quelle est la pérennité de l’outil ? Système de transition, système pérenne ou évolutif ?

Enfin, il faut s’assurer que les processus sont clairs, structurés et idéalement optimisés avant tout lancement.

2. Faire un état des lieux de l’existant

• Quels sont les référentiels utilisés ? Sont-ils de source unique ?
• Quelle est la qualité des données des référentiels, leur fiabilité… ?
• Quels sont les outils déjà en place ? Lesquels ont-ils vocation à être remplacés ?
• Quelles sont les ressources existantes (évaluation de la charge en mode run) sur le périmètre donné et qui seront impactées par le projet ?

3. Cadrer le besoin fonctionnel

Bien définir les attentes en termes de périmètre et de fonctionnalités : 

• Périmètre géographique : France ou international,
• Processus et étapes couvertes par la solution : Source to Pay complet, Source to Contract, Procure to Pay, Catégorie Management, Management de la relation Fournisseurs, Pilotage des achats…,
• Fonctionnalités : reporting, contrathèque, analyse du spend, risque fournisseurs, référentiel fournisseurs…,
• Catégories / familles achats à intégrer,
• Hors périmètre,
• Interfaces avec les autres SI de l’entreprise.

Choix et déploiement de la solution

1. Définir et prioriser les critères de choix de la solution

• Le choix des éditeurs à consulter se fera en fonction du périmètre à couvrir et des fonctionnalités attendues. Le marché actuel propose une multitude de solutions qu’il s’agisse de suites logicielles S2P complètes ou d’outils spécifiques dédiés à la gestion de certaines catégories achats,
• Il conviendra de définir les caractéristiques techniques et l’architecture de la solution : Solution SaaS ? Solution « On premises » ? Interface en temps réel et avec quels autres Systèmes d’Information de l’entreprise ? Evolutivité de la solution ?
• En fonction de la population impactée par le projet et du nombre d’utilisateurs, l’ergonomie plus ou moins user friendly sera capitale dans le choix de la solution,
• Le budget total, incluant les frais de projet, les frais internes liés au déploiement et à sa maintenance seront à définir.
• Motiver les parties prenantes et les intégrer au déploiement du projet

Pendant la phase de déploiement, il sera important de faire tester l’outil aux futurs utilisateurs et de leur permettre d’émettre leurs remarques. 

Post déploiement d’accompagnement aux utilisateurs

1. Intégrer la conduite du changement et s’assurer de l’adhésion de l’ensemble des utilisateurs internes

Quelle que soit la solution déployée, la conduite du changement est incontournable pour assurer la réussite de tout projet. De même que dans les étapes amont, il faut « embarquer » les futurs utilisateurs de l’outil en mettant en avant les intérêts générés par la solution et les bénéfices opérationnels concrets qu’ils en tireront. En aval, il est nécessaire de les accompagner via des sessions de formation et la mise en place d’un support permanent. 

L’adoption de la solution par les utilisateurs est essentielle à la réussite du projet. 

2. Bien évaluer la charge interne et organiser l’équipe projet post déploiement

De nombreuses entreprises minimisent la charge interne post déploiement liée à la gestion quotidienne d’une solution achats, et en particulier « négligent » les questions suivantes : 

• Qui sera l’interface avec l’éditeur ?
• Qui assurera le chargement des évolutions organisationnelles, ne serait-ce que la gestion des comptes et des droits ?
• Quelle gestion pour les référentiels ?
• Qui assurera le support aux utilisateurs ?

3. Monitorer et s’assurer de la compliance à l’outil 

Dernière bonne pratique à adopter : fixer des objectifs et des cibles réalistes, et ce, au travers d’un engagement fort des managers et du top management. 

La combinaison de ces prérequis et bonnes pratiques permettra de choisir la meilleure solution et garantira une mise en œuvre sereine et réussie pour l’entreprise. 

Bon nombre d’entreprises sous-évaluent encore l’envergure de la mise en place des projets de solutions achats, la charge associée et l’expertise nécessaire pour les mener à bien. 

La practice Achats et Supply Chain de Grant Thornton accompagne les entreprises dans leur démarche de cadrage des processus et des objectifs, de choix d’outil, de mise en place et de déploiement complet de leur solution e-achats grâce à une parfaite connaissance de ce marché complexe ainsi qu’une expertise conseil et opérationnelle reconnues. 

Elle a à son actif des références dans le secteur public et dans le privé, dans le tertiaire et dans l’industrie.

Télécharger l’objectif croissance n°18